Auditoria de contratos industriais
No mundo corporativo atual a importância dos contratos na vida das empresas é ímpar, servindo estes instrumentos para a proteção e a manutenção das rotinas empresariais e o melhor relacionamento com os clientes, fornecedores e prestadores de serviços.
Tendo este fato em mente a formalização das negociações iniciais e a elaboração dos contratos ganharam, e vem ganhando nos últimos tempos, mais importância no dia-a-dia dos departamentos jurídicos internos das empresas e nos prestadores de serviços contratados para este fim. Todavia a manutenção por intermédio de auditoria destes contratos ainda é uma realidade distante para a maioria das administrações, uma vez que tal averiguação rotineira consumiria um tempo considerável de seus advogados.
Sem termos aqui a pretensão de oferecer um conceito jurídico aprofundado sobre o tema, podemos dizer que a auditoria de contratos consiste fundamentalmente no diagnóstico de algumas características específicas dos contratos, como: legalidade, legitimidade, licitude e juridicidade, características estas que deveriam estar presentes em todos os contratos que envolvem a empresa, seu corpo diretivo, seus colaboradores, seus clientes, seus fornecedores, os órgãos públicos e a comunidade em geral, a fim de garantir a continuidade aos contratos já firmados ou a correção de qualquer equívoco ou situação que possa vir a prejudicar o bom relacionamento dos contratantes.
Neste ínterim pode-se dizer que a auditoria de contratos guarda certa semelhanças com uma due diligence (procedimento muito comum de avaliação da situação fiscal, financeira ou jurídica de uma empresa) diferindo desta, fundamentalmente, na profundidade em que é adotada, isto porque enquanto a due diligence, via de regra, tem lugar extraordinário nos procedimentos de aquisição ou alienação empresarial e é realizado por auditor no interesse de alguém (alienante ou adquirente) o que leva ao estudo mais aprofundado ou mais superficial, a auditoria de contratos tem lugar ordinário, por iniciativa da própria empresa, o que levaria a uma profunda análise da melhor forma de transposição dos interesses das partes e do aperfeiçoamento de suas relações negociais.
Poderíamos também comparar a auditoria de contratos com uma auditoria de compliance (conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas na empresa). Contudo a auditoria de contratos diferiria da de compliance quanto ao enfoque, uma vez que a esta se volta, quase que exclusivamente, a monitorar e assegurar, no ambiente corporativo, o cumprimento de leis, normas e procedimentos, quer do estado quer da própria empresa enquanto que a auditoria de contratos intenta não só ao cumprimento legal, mas também à maior assertividade dos contratos. Cabe neste ponto ressalvar que a auditoria de contratos e a auditoria de compliance não são atividades excludentes devendo, ao contrário, se complementarem.
Traçado um parâmetro geral do que seria uma auditoria de contratos passamos a tratar de como realizá-la.
Antes de tudo, é valido lembrar que regra maior para a realização de qualquer auditoria deve ser a da independência do responsável por referida verificação, que neste caso será um advogado em virtude do conteúdo da averiguação. Assim, o compromisso do auditor será focado exclusivamente em avaliar o conteúdo dos contratos, sem submissão a imposições, interesses e influências da empresa auditada, na pessoa de seu corpo diretivo ou de seus colaboradores. Em contrapartida a empresa deverá se comprometer em colaborar e permitir ao auditor, sem ressalvas ou condições, a identificação das deficiências no conteúdo do contrato ou, como dito no jargão corporativo, as "não conformidades".
O auditor jurídico terá como principal função a verificação dos conteúdos contratuais, ficando restrito ao quanto apresentado no contrato e não à realidade dos fatos. Sendo que deverá observar, entre outros pontos específicos de cada contrato, a existência e coerência das negociações e propostas preliminares, a conformidade da descrição das partes contratantes, a melhor forma de exposição do objeto contratado, a correta relação dos valores acordados e das formas de pagamentos, o prazo estipulado para vigência do contrato, como se procederão as alterações e, principalmente, a resolução contratual e, por fim mas não menos importante, verificar se existe respaldo contratual para as atividades exercidas pela empresa.
Neste ambiente a qualidade da auditoria é resultado da efetiva produção do auditor e da transparência da empresa e de seus princípios da governança corporativa se tornando capaz de permitir, sem restrições, que se apresente qualquer fato que possa trazer riscos à empresa ou a relação negocial. Desta forma os contratos que porventura já se encontrem submetidos à discussão judicial não devem ser auditados, posto que a essência da atividade é preventiva e, nesta situação de litígio, a avaliação final incumbirá ao Judiciário de nada servindo a apresentação do relatório final de auditoria.
Assim, diante do aqui exposto é louvável se ressaltar que a realização de uma auditoria contratual periódica reduzirá em muito os custos com processos judiciais e efetivará uma excelência na relação entre a empresa auditada e todos os que com ela contratam.